Dataskydd

Tillkännagivande av dataskydd till Akelius-koncernens hyresgäster gällande behandling av personuppgifter

Vad är personuppgifter? Mellanhavanden och kontakter mellan människor resulterar ibland i skriftlig dokumentation av olika slag. Vissa dokument innehåller information av särskilt stor betydelse. Personuppgifter är all slags information som handlar om dig eller andra familjemedlemmar. Behandling av personuppgifter omfattar alla åtgärder som vidtas i samband med insamling, registrering, lagring, offentliggörande och sammanställning av personuppgifter. 
 
Detta allmänna tillkännagivande om datasäkerhet ("Tillkännagivande") informerar dig om att enheter inom koncernen Akelius kan komma att behandla personuppgifter som gäller dig som hyresgäst hos ett företag inom Akelius-koncernen.
 
Detta tillkännagivande är inte avsett att ersätta andra mer detaljerade tillkännagivanden eller samtycken från Akelius-koncernens specifika enheter som tillhandahålls i enlighet med lokala lagar och förordningar eller för särskild behandling. I händelse av konflikter mellan detta tillkännagivande och tillkännagivanden eller samtycken som tillhandahålls enligt lokala lagar, ska lokala tillkännagivanden eller samtycken äga företräde.

Hyresvärden är registeransvarig:

Akelius-koncernen har sitt säte i Europa och tar allvarligt på dataskydd och dataintegritet. Enligt regler baserade på EU-lagstiftningen ska registeransvarig (den juridiska person som bestämmer syftet och medlen för insamling, användning etc. av personuppgifter) ge den person vars personuppgifter behandlas (dig) viss insyn i hur uppgifterna behandlas i enlighet med detaljerade krav fastställda i lag. Även i förhållande till verksamheter utanför Europa följer Akelius-koncernen lokala lagar. Observera att detta dokument inte avser att utöka dina rättigheter, utan i enlighet med gällande lagstiftning informera dig om hur dina personuppgifter behandlas medan du är hyresgäst hos oss.
 
Registeransvarig för dina personuppgifter här är den enhet som du har tecknat ett hyresavtal med (hädanefter kallad ”Hyresvärd”), om inte annat anges. Detta innebär att hyresvärden fastställer syften och metoder för behandling av dina personuppgifter. 
 
Om du är osäker på vilken juridisk enhet som är din hyresvärd, se ditt hyresavtal.
 
Källor:

Personuppgifter som du tillhandahåller (eller har tillhandahållit) till din hyresvärd utgör de personuppgifter som detta tillkännagivande är avsett att täcka och all information du lämnar till hyresvärden kan således komma att behandlas enligt det som beskrivs i detta tillkännagivande. Sådan information kan innehålla namn, födelsedatum, personnummer eller annat nationellt identifikationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, transaktionsinformation, inklusive hyresbelopp, depositioner, betalningsmetod och belopp, i förekommande fall kreditkortsuppgifter, uppgifter om borgensman och förvaltare om tillämpligt, information om andra än hyresgäster såsom familjemedlemmar/namn på beroende personer om sådana finns, kategori av boende och annan information som begärs på en ansökningshandling eller andra handlingar från hyresvärden.
 
Personuppgifter kan också erhållas eller genereras från andra källor, utöver de uppgifter du lämnar direkt. Sådana källor kan innefatta: (i) andra hyresgäster (på grund av deras kommunikation med hyresvärden, t.ex. i samband med rapporter om störningar eller olägenheter orsakad av en hyresgäst), (ii) externa företag som tillhandahåller säkerhetstjänster i form av störningsjour (undersökning och rapport), (iii) data från säkerhetsutrustning såsom övervakningskameror, portkodssystem och (IV) entreprenörer som arbetar för hyresvärden.
 
Syfte och rättslig grund för behandling (varför):

Behandling av dina personuppgifter är nödvändig för hyresvärdens affärsverksamhet, för att kunna tillhandahålla tjänster till dig och för att kunna upprätthålla ett gott förhållande mellan hyresvärd och hyresgästen (dig). Behandlingen sker med följande syften och av nedanstående anledningar:

  • för fullgörandet av hyresvärdens del av hyresavtalet med dig (t.ex. fastighetsförvaltning såsom renovering, kontroll av skydd, hälsa och säkerhet, daglig administration och insamling av betalningar);
  • för att följa lagliga förpliktelser som åligger hyresvärden (t.ex. kommunikation med socialtjänsten eller skyldigheten att lämna information om aktuella hyror).
  • när det så är nödvändigt för att göra eller försvara sig från rättsliga anspråk, kan dina personuppgifter också komma att behandlas för ett sådant syfte (t.ex. att lägga fram bevis i form av rapporter om störningar eller olägenheter) och
  • i den utsträckning som inte omfattas av ovanstående, kan hyresvärden behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för legitima intressen som hyresvärden (eller tredje part) eftersträvar, med undantag för sådana intressen som åsidosätter dina intressen eller dina grundläggande rättigheter och friheter (t.ex. fastighetsförvaltningsärenden såsom fastighetsförsäljningar, lämnade säkerheter för framtida hyresbetalningar, åtgärder som vidtas för personalens och entreprenörernas hälsa och säkerhet i Akelius-koncernen).

Hur personuppgifter kan komma att behandlas (hur):

För ovan beskrivna ändamål och skäl kan personuppgifter komma att delas med andra enheter inom Akelius-koncernen i syfte att säkerställa effektiv, skyndsam och korrekt behandling av information i hela Akelius-koncernen. Detta handlar enbart om hur Akelius-koncernen är organiserad och hur företagsstyrningen fungerar.
 
För ovan beskrivna ändamål och skäl, inte minst för att tillhandahålla de mest kostnadseffektiva tjänsterna, kan hyresvärden för att säkra driften välja att dela med sig av personuppgifter till följande kategorier av tredjeparter inom eller utanför EU (även utanför Akelius-koncernen):

  • med lokala myndigheter i samband med bostadsbidrag och för att säkerställa att register hålls uppdaterade enligt gällande lagar;
  • polis och lokala brottsbekämpande organ, om de begär information;
  • till allmännyttiga företag för att säkerställa att räkningar faktureras till rätt personer och täcker de rätta datumen;
  • till entreprenörer som tillhandahåller renoveringar, anläggningstjänster, fastighetsförvaltning eller IT-tjänster; och
  • till företag som tillhandahåller säkerhetstjänster eller som på hyresvärdens uppdrag tillhandahåller störningsjour (undersökning och hantering av andra hyresgästers rapporter om störningar och olägenheter).

Delning av personuppgifter får endast ske i överensstämmelse med kraven på dataskydd och inga data får användas till något annat ändamål än det angivna.
 
Dessutom kan personuppgifter komma att delas med andra enheter inom Akelius-koncernen inom eller utanför EU. Sådant samutnyttjande av data sker enligt interna rutiner som respekterar dina rättigheter som registrerad. Se vidare information nedan.
 
Med hänsyn tagen till den senaste tekniken, kostnaderna för implementering och beskaffenheten, omfattningen, sammanhanget och ändamålen med behandlingen samt risken för varierande sannolikhet och allvar för dig och dina rättigheter, ska lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en nivå av skydd som är lämplig för risken ha implementerats innan behandlingen av personuppgifterna får utföras av hyresvärden och av de andra enheter med vilka hyresvärden delar personuppgifter.
 
Alla personer som agerar på uppdrag av hyresvärden och som beviljas åtkomst till dina personuppgifter, får endast behandla dessa data i enlighet med av hyresvärden givna anvisningar. Ingen annan behandling får äga rum, om inte annat krävs enligt lag. Huvudregeln är att endast behöriga ska ha åtkomst till din dina data (s.k. ”need-to-know basis”).

Överföringar till andra länder:

Dina personuppgifter kan komma att skickas till andra länder, det vill säga utanför det land där hyresvärden och fastigheten där du är hyresgäst ligger, inom och utanför Akelius-koncernen som beskrivs ovan, för de ovan angivna ändamålen och skälen. Länder till vilka sådana data kan överföras är Sverige, Tyskland, Storbritannien, Danmark, Frankrike, Kanada och USA. Enligt ett beslut av EU-kommissionen angående tillräcklig skyddsnivå för personuppgifter i andra länder, har även Kanada en adekvat skyddsnivå och dina personuppgifter kan därför också komma att överföras till Kanada utan ytterligare skyddsåtgärder. Vad gäller USA har Akelius vidtagit nödvändiga åtgärder inom dess interna rättsliga struktur vad gäller behandlingen av personuppgifter och därigenom säkerställt en adekvat skyddsnivå även för personuppgifter som överförs till USA.
 
Hur länge:

Det är inte möjligt att generellt uttala sig om hur länge personuppgifter kan behöva lagras. Dock ska dina personuppgifter inte lagras längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas, och således ska de personuppgifter som lagras också granskas regelbundet. Hyresvärden kan kvarhålla uppgifterna på hyresavtalet och relaterade dokument även efter uppsägning av hyresavtalet, t.ex. om det är nödvändigt för att bevaka eventuella kvarstående skulder relaterade till hyrestiden eller för att på annat sätt uppfylla ändamålen för vilka personuppgifterna har samlats in och lagrats. Om t.ex. ett hyresavtal sägs upp på grund av att hyresgästens betett sig störande, kan hyresvärden komma att lagra information såsom namn, hyresobjekt, datum då hyresgästen flyttade ut och en kort beskrivning av orsaken till uppsägningen, med undantag för information om brottslig verksamhet.
 
Åtkomsträttigheter:

Enligt gällande lagstiftning har du som den registrerade rätt att begära ut information om hur hyresvärden behandlar dina personuppgifter. Därtill har du, enligt lag, rätt att få ut dina personuppgifter för att utöva din rätt till dataportabilitet, dvs. att överföra dina personuppgifter till en annan registeransvarig. Sådan begäran ska ske skriftligen, undertecknas och skickas till hyresvärden (se kontaktuppgifter nedan).
 
Du har enligt lag rätt till rättning eller radering av personuppgifter, begränsning av behandling eller rätt att ha invändningar mot behandlingen. Du kan skicka klagomål till din nationella dataskyddsmyndighet om behandlingen av dina personuppgifter eller dina rättigheter därtill inte uppfyller lagkraven. Om du vill ha ytterligare information om detta, se nedan under "Kontaktuppgifter".
 
Kontaktuppgifter:

Om du har några frågor angående hur Akelius-koncernen behandlar dina personuppgifter, t.ex. ändamålen med behandlingen, information om vem som har åtkomst till dina uppgifter eller om du behöver information om dina rättigheter i samband med hyresvärdens behandling av dina personuppgifter enligt gällande lag kan du kontakta Akelius Service Center, info@akelius.de. Du kan som alternativ alltid kontakta Akelius Group Privacy Officer.
 
Akelius Group Privacy Officer
 
P.O Box 104, SE-182 12 Danderyd
 
E-mail address: gpo@akelius.com
 
Group Privacy Officer: Demetris Syllouris
 
VERSION: 1.0/2018-03


Policy för kakor (cookies)

En kaka, eller cookie, är en liten textfil som laddas ned på din enhet när du besöker Akelius webbplats och som låter webbplatsen känna igen och komma ihåg sina användare, deras agerande och preferenser.

Vissa kakor vi avvänder krävs inte för att webbplatsen ska fungera. Men de ger dig en bättre surfupplevelse. När du går in på vår webbplats tillfrågas du om du godkänner att vi använder kakor. Du kan alltid förhindra och ta bort kakor. Detta kan dock påverka webbplatsen, dess användning och funktionalitet.

Vilka typer av kakor använder vi och varför?

Vi använder preferenskakor, annonskakor och Googles analysverktyg på vår webbplats. Dessa kakor läggs in i din enhet av vår webbplats. Dessutom använder vi Google Analytics Advertising Feature, Remarketing, som innehåller tredjepartskakor (se nedan). 
 
Preferenskakorna innehåller ett unikt ID som hjälper webbplatsen att komma ihåg information, till exempel dina inloggningsuppgifter och önskat språk, och som erbjuder personligt innehåll. Vi använder annonskakor för att erbjuda varje användare kundanpassad annonsering baserat på deras tidigare webbhistorik, till exempel visade sidor och klickade länkar. Annonskakor kan också ställas in på vår webbplats domän för att mäta interaktioner med andra annonser på vår webbplats och förhindra att samma annonser visas för dig upprepade gånger.
 
Vi använder Google Analytics som hjälper oss att se hur våra besökare rör sig på vår webbplats och rapporterar webbplatsens användningsstatistik, till exempel vilka delar på vår webbplats som är mest besökta, vilka problem användarna kan möta på webbplatsen och om vår annonsering är effektiv eller inte. Google Analytics ger oss en överblick över användningen av vår webbplats och gör att vi kan utveckla och förbättra webbplatsen.
 
Slutligen använder vi också Google Analytics Advertising Feature, Remarketing, på webbplatser från tredje part i Googles sök- och visningsnätverk, så att vi kan segmentera vår publik med tidigare webbplatsbesökare och visa relevanta annonser baserat på användarnas agerande på vår webbplats.
 
Information om Googles användning av kakor och insamlade data och hur du kan kontrollera informationen som skickas till Google finns här: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/partners/

Hur man förhindrar och tar bort kakor

Du kan ta bort alla kakor från dina enheter och ställa in dina webbläsare så att de förhindrar att kakor placeras på dina enheter. Du kan välja bort funktionen Remarketing genom dina annonsinställningar och NAI:s konsumentoptimering, se https://www.networkadvertising.org/.  

Några av funktionerna på vår webbplats fungerar dock inte alltid om du väljer att ta bort eller förhindra kakor. Det innebär att du kanske manuellt måste justera dina inställningar varje gång du besöker webbplatsen.

Lista över cookies och deras utgångstid

Vi använder sessionskakor och beständiga kakor på vår webbplats. Sessionskakor raderas när du lämnar webbplatsen medan beständiga kakor sparas i din webbläsare under en längre period.

Här är en lista över vilka kakor vi använder och när de löper ut:

Kakor Utgångstid
ASP.NET_SessionId 1 år
_ga 2 år
_gid 24 timmar
_gat session
_gac_ 90 dagar
NID 180 dagar
IDE 1 år
DSID 14 dagar